2º Semestre de 2015
Faculdade de Ciências da Informação - FCI
Disciplina: Diplomática e Tipologia Documental
Professor: André Porto Ancona Lopez
Monitor: Thadeu Alexander
Integrantes: Mateus Matos
Gabriel Ribeiro
Pedro Paulo Lobo
Vinícius Costa
Artigo Final
O controle é uma das atividades
centrais de qualquer país, seja ele relacionado ao controle da população, da
imigração, do espaço aéreo ou qualquer outra forma de controle necessário ao
Estado para que ele possa no mínimo existir e implementar melhorias na vida da
população.
Entre todas as formas
de controle que o Estado exerce, uma merece uma preocupação maior: a
tributação. Ela é matriz de todas as atividades do Estado, pois demandam custos
que o obriga a buscar constantemente uma maior eficiência. Fazendo uma
analogia, o dinheiro está para o sistema capitalista do mesmo modo que as calorias
para um ser vivo.
A partir do
entendimento da importância da tributação, o grupo 1000 grau se interessou pela
área e acabou por escolhe-la para ser trabalhada na disciplina Diplomática e
Tipologia Documental, ministrada pelo professor André Lopez. Entre tantos
documentos referentes a esse meio, nós decidimos trabalhar especificamente com
o Cadastro de Pessoas Físicas.
Durante o semestre
aprendemos sobre a diplomática e a tipologia documental. Aquela consiste em
identificar da maneira mais precisa possível quem é esse documento e esta as
relações desse documento inserido em um fundo arquivístico. A luz desses
conceitos nos foi pedido para fazer um trabalho final que consistia em aplicar
o conhecimento adquirido no documento escolhido.
O texto foi dividido
em uma sequência lógica na qual primeiro abordaremos a história que envolve o
CPF, a segunda consiste em uma breve explicação sobre a diplomática e sua aplicação
e logo em seguida uma conceituação sobre tipologia inserida no documento
escolhido. A disposição do texto permite compreender a história e a sua
influência sobre a análise diplomática e a tipológica aplicada ao CPF. Além de
ajudar a entender a relação existente entre elas.
Trabalhar com esse documento
não foi fácil, pois, como nós percebemos durante o semestre, ele possui muitas
funções para além de simplesmente controlar a tributação que variam para cada
produtor arquivístico. O suporte e formatos também foram modificados durante a
sua existência o que demandou, por parte do grupo, uma maior atenção.
Para entender esse
documento e definir o que ele é, devemos primeiro entender como ele se
relaciona com a história do Brasil. A década de 50 foi marcada por vários
programas governamentais que buscavam fortalecer a indústria brasileira, porém,
esses programas acabaram por aumentar os custos do Estado.
O sistema tributário
não conseguia acompanhar a demanda do Estado o que acabou gerando um déficit
que foi precariamente sanado por meio de emissões. Por consequência, a inflação
que era de 12% em 1950 chegou a 74% em 1963. No ano seguinte foi instalado o
Governo Ditatorial Militar, que além de questões ideológicas, possuía como
slogan a melhoria da economia do país.
A questão da economia
está diretamente ligada, entre outros elementos, a arrecadação de impostos,
sendo assim, uma das preocupações foi criar mecanismos que possibilitassem o
controle da tributação. Nesse cenário está inserido o documento abordado pelo
grupo. Em 1965, um ano após o golpe, foi criado por força da Lei 4.862 o
Registro de Pessoas Físicas, que possuía como objetivo criar um banco de dados de
pessoas que eram obrigadas a declarar seus rendimentos e bens.
Em 1968, o Registro
mudou de nome e passou a se chamar Cadastro de Pessoas Físicas por força do
Decreto-Lei 401 e em 1970 ele foi materializado sobre o Cartão de Identificação
do Contribuinte( CIC), item obrigatório para qualquer cidadão que fosse fazer a
declaração de imposto de renda.
Na década de 80, o
CIC foi substituído por um cartão confeccionado em plástico azul e passou a ter
o mesmo nome do banco de dados que ele se refere. (formato mais popular do
documento), esse modelo perdurou até junho de 2015. O atual modelo do cpf está
em meio digital sendo acessado por meio do site da Receita Federal.
Entender a história
do documento é importante tanto para o ponto de vista diplomático ou
tipológico, pois nos proporciona entender o objetivo, seu contexto de criação e
as mudanças de suporte que foram feitas durante sua vida. Sendo assim, agora
nos resta saber mais especificamente do que essas disciplinam tratam e como
elas podem ser aplicadas no Cadastro de Pessoas físicas.
Antes de abordarmos o
que são essas disciplinas e seus usos devemos entender dois conceitos básicos:
documento e documento de arquivo. Aquele é definido pelo Dicionário de
Terminologia Arquivística como unidade de registro de informações, qualquer que
seja o suporte ou formato (DBTA 2005). O documento de arquivo é diferente, pois
se relacionam organicamente entre si a partir das atividades realizadas pelo
produtor.
Agora vamos entender
o que é a diplomática. Ela se preocupa com a análise material formal do
documento e como nos explica Lopez (2012), passou por algumas mudanças de
objetivo durante sua história. A criação da diplomática como disciplina remeta
a baixa idade média e era usada para a atividade da aristocracia da época como
a comprovação de posses de terra e títulos de nobreza.
Posteriormente a
arquivologia percebeu sua utilidade como ferramenta para entender
especificamente um único documento, para depois compreende-lo como documento de
arquivo. A Análise do documento único é essencial para consolidar uma tipologia
documental. Atualmente essa é sua principal função para um arquivista e de um
melhor modo ela possui como foco
na gênese, na
constituição interna, na transmissão e na relação dos documentos entre seu
criador e o seu próprio conteúdo, com a finalidade de identificar, avaliar e
demonstrar a sua verdadeira natureza
(DURANTI, 1995)
Sendo esse o objetivo
da disciplina, para entender um documento é necessário fazer uma análise
diplomática para definir o que ele é. Existem vários métodos de análise
diplomática que se concentram em diferentes elementos. Alguns modelos foram
criados para entender especificamente certos documentos. Então infere-se que os
elementos analisados variam de método para método a depender do que se pretende
extrair do documento.
Para Lopez( 2012) , entre
a infinidade de elementos que podem ser observados, existem alguns que são
básicos para qualquer análise diplomática: a espécie do documento, suas
características internas e externas e o seu trâmite.
A espécie é definida
como as configurações já pré-determinadas para um documento a partir da
legislação e da natureza da informação como uma ata ou resolução. De um melhor
modo, ela pode ser entendida como aquela que obedece a fórmulas convencionadas,
em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. (CAMARGO &
BELLOTTO, 1996)
A
característica interna, para Lopez, é entendida como a configuração da
informação e como ela se comporta. Já Belloto (2002) a denomina como substância
e seria a essência, a razão de existir do documento, o conteúdo que o tornará
único no seu contexto de produção e utilização.
Já as características
externas são a forma ou tradição documental (está ligada ao estágio de
preparação e da transmissão do documento), formato (configuração física do
material que transporta a mensagem), suporte (o material propriamente dito),
gênero (relação dos signos utilizados na transmissão da informação) e sinais de
validação (atestam sua autenticidade).
O último elemento
básico é o tramite, que é definido como as etapas pelo qual o documento passou e quais documentos
foram gerados para se chegar em um documento definitivo. Este elemento é
importante porque nos dá noções de como o documento se relaciona com os outros
ligados a mesma atividade dentro de um fundo. Uma interessante ferramenta
analisar o trâmite são softwares como o Bizagi.
Antes de aplicar uma
análise diplomática é bom explicar algumas características sobre o Cadastro de
Pessoas Físicas. O CPF é o nome do banco de dados administrado pela
Receita Federal que contém informações sobre os contribuintes. Já o documento
CPF que é disponibilizado para o indivíduo é a materialização do número de
identificação em um suporte. Sendo assim, ele é um documento referencial que
remete a esse banco de dados.
Como abordado na parte histórica do documento, ele passou por algumas
mudanças em seu suporte, formato e seu trâmite. Sendo assim, ao o analisar
diplomaticamente o documento CPF iremos indicar quais foram essas mudanças.
Aplicando a análise diplomática com elementos básicos de Lopez (2012) no
CPF temos essa formulação:
Espécie:
cartão
Características externas:
Forma/tradição documental: original
Formato: retangular e atualmente digital.
Suporte: papel (1970), plástico (1980) e atualmente
digital (2015)
Gênero: textual
Características internas: Número de identificação do
Cadastro de Pessoas Físicas.
Trâmite (a partir de junho de
2015): A pessoa
pode requerer o documento na internet ou em instituições conveniadas. O próximo
passo é preencher uma ficha cadastral na qual, com a sua conclusão, será gerada
um boleto bancário no valor de R$ 5,70. Na sequência é criado o número de CPF
exclusivo para a pessoa na qual ela pode imprimir ou acessar pelo próprio site
da Receita federal.
Agora nos resta
entender o que é a tipologia e qual o seu uso para a arquivologia. A tipologia
documental se preocupa em observar as relações dos documentos produzidos por um
produtor arquivístico por consequência de suas funções. Outro ângulo de
observação interessante é que ela é
responsável
por permitir a compreensão do documento identificado pela Diplomática (espécie)
dentro da organicidade do arquivo do titular arquivístico. Significado arquivístico espelha o uso feito pelo titular do fundo,
como prova da realização de determinadas atividades.
(Lopez, 2012)
É interessante para
compreendermos a tipologia é conceituarmos duas palavras: tipos documentais e séries
documentais. Aquela é definida como a fusão da espécie (observada pela
diplomática) inserida dentro da função que o produtor arquivístico dá a ela. E
está é a sequência ordenada de um mesmo tipo documental, pois segundo
Belloto (2002) o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo
de documentos.
Sendo o tipo documental e a série essenciais para o entendimento da
tipologia de um documento, os conceitos abordados explicitam a relação intima
entre as duas matérias. A diplomática ajuda a entender o tipo de documento, que
será essencial para uma análise tipológica.
O modelo de análise tipológica, como ocorre com a análise diplomática,
possui algumas variações. Porém, utilizaremos especificamente o modelo de
Lopez(2012), pois o entendemos como aquilo que ele diz ser em seu texto: uma
compilação de elementos básicos para se criar uma tipologia mínima.
O modelo de Lopez passa pela identificação da espécie do documento sobre
uma perspectiva diplomática, pela identificação de quais funções do produtor
arquivístico está ligada com quais espécies documentais e a identificação das
ocorrências documentais e sua síntese em um plano que relacione esses dois
elementos de modo hierárquico.
Aplicando esse modelo no documento abordado pelo grupo temos como a
espécie o cartão e como função o exercício de diretos, as atividades identificadas
pelo grupo, que usam o CPF são: a abertura de contas em banco, a prática de
operações imobiliárias, operações no mercado financeiro, acesso aos benefícios
do INSS e logar em ambientes virtuais.
A elaboração da síntese da espécie documental resulta na
elaboração de uma tipologia entendida por nos como um plano de classificação ,
especificamente o funcional. Pois há duas maneiras de classificar
classificar significa distribuir
indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres
diferenciadores. Pode-se fazer essa distribuição observando- se características
superficiais e mutáveis ou então tendo-se em vista caracteres essenciais e permanentes.
No primeiro caso, a classificação é elaborada a partir de um princípio de
divisão ou classificação artificial. No segundo caso, o princípio será natural.
(Barbosa. Os
princípios arquivísticos e o conceito de classificação)
A partir dessas explicações, infere-se que a tipologia permite fazer uma
classificação natural, pois a elaboração de um plano de classificação baseado
na estrutura administrativa, uma classificação artificial, pode ficar
rapidamente obsoleta pela efemeridade comum as instituições.
A aplicação desses conceitos dentro de um plano de classificação
funcional da qual o cpf faz parte pode ter como exemplo:
Funcão: exercício de direitos
Atividade: abertura de conta bancária
Tipo documental: Cartão de CPF (subentende-se a função
exercida pela indicação de que é um CPF)
Identificar a tipologia relacionada aos documentos de um
acervo também auxilia na criação de arranjos funcionais ou tipológicos. O
arranjo é definido como sequência de operações intelectuais e físicas que visam
a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano
ou quadro previamente estabelecido (Dicionário de Terminologia Arquivística.
2005).
Finalizando o texto, gostaríamos de abordar como trabalhar
com esse documento foi importante para o grupo, pois foi essencial para
conseguirmos aplicar os conceitos aprendidos durante o semestre em um caso concreto.
As especificidade desse documento foram um desafio.
As diversas mudanças de suporte e formato e posteriormente
sua inserção em meio digital nos permitiu uma análise em diferentes cenários de
identificação diplomática. E suas diferentes funções para os produtores
arquivísticos nos fez entender como se dá a tipologia documental.
Levantamento Bibliográfico
Varsano,
Ricardo.“ A Evolução do sistema tributário ao longo do século: anotações e
reflexões para futuras reformas”. Pesq. Plan. Econ., v.27, n, i, abr. 1997
LOPEZ,
A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In:
MARQUES, Antonio José; STAMPA, Inez Terezinha Stampa. (Orgs.). Arquivos do
mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo;
Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p.15-31.
BELLOTTO,
Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de
documento de arquivo. São Paulo: IMESP/ARQ-SP, 2002.
DURANTI,
Luciana. Diplomática: usos nuevos para uma antigua ciência. Trad. Manuel
Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996.
